我看大學學會的《全年計劃》及候選準備


第十三屆中大動漫畫研究社候選幹事會的諮詢日將至,看到友 blog 寫了一篇《在中大動漫畫研究社候選內閣咨詢前寫的一封信》,令我也有點手痕想說一說自己對於候選幹事會準備工夫的一點看法。

由組成候選幹事會到諮詢日,除了要作種種宣傳工作,最重要的應該是準備《全年計劃 (Year Plan)》及《財政預算》了。做《全年計劃》,或許有不少人認為這不過是用來給會員看的東西,以及學生會所要求的文件,寫得好看、不要有漏洞就可以了。但是,我則認為《全年計劃》是來年學會工作的總綱,必需仔細計劃。因為到正式上任後,工作排山倒海而來,根本不容幹事們再細想各活動的宗旨、出發點、目標此等問題,而是忙於實際實行。所以,寫《全年計劃》之時,就正正是靜心細想來年工作大計之時。

要計劃來年工作,我作為老鬼 (即前任幹事) 覺得最重要的要謹記一個要點:「要清楚知道每一項活動的目的及意義」。對於《全年計劃》,準確一點即是寫在《全年計劃》上的一字一句,都要知道為何要寫進去。不論活動是往年已有、今年作出變化還是全新構思,新一屆幹事會都必需反思其意義及目的,知道為何要辦這個活動,或提供這項服務。在過往校內學會及聯校學會諮詢會上,我最討厭的是聽到候選幹事會答「我不知道原因,只是跟著去年的去辦」。我對候選幹事會抱有開放態度,任何舊有活動或原則都不必一定要依舊實行,任何新活動亦值得嘗試,但必定要有令人信服的理由。如果辦活動只是跟從慣例或抄襲別人,連舉辦者亦不知其意義,那麼此活動不辦也罷。

舉例,往時會室開放時間選某時段,為何要選這時段?有沒有更好的選擇?過往舉行座談會,其目的為何?是否需要修正?新舉辦的活動,其目的有否與其他活動相似?會員能否得益?要舉辦公開活動的話,這類活動會否已經泛濫?能為動漫文化帶來甚麼推動力?過往的活動時間分佈有沒有問題?會否某月活動太多,能否重新編排?等等。在尋求原因的過程,當然希望候選幹事能運用其判斷力之餘,亦向前任幹事探取意見,以吸取過往的經驗,避免在前期準備白費氣力。

上述的要點其實大致上已經在傾莊及其後向今年的候選幹事會提及過,希望還有點印象吧。寫畢此文,希望對將來的幹事們甚至其他學會有點幫助吧。


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